Nhân dịp kỷ niệm 10 năm ngày thành lập Công ty Đầu tư Tài chính nhà nước Thành phố Hồ Chí Minh (HFIC), Phòng Công nghệ thông tin (CNTT) đề xuất hiến kế giải pháp “Phòng họp không giấy” tại các cuộc họp ở HFIC. Giải pháp chú trọng việc ứng dụng công nghệ thông tin và công nghệ trình chiếu vào công tác chuẩn bị, trong và sau các cuộc họp nhằm hạn chế, xóa bỏ việc in ấn và sử dụng văn bản, tài liệu giấy. Ngoài việc mang lại hiệu quả cao trong việc tiết kiệm chi phí in ấn, chi phí văn phòng phẩm, “Phòng họp không giấy” còn tiết kiệm thời gian và chủ động hơn trong việc chuẩn bị và gửi tài liệu cuộc họp đến các đại biểu dự họp. Thêm vào đó, nội dung và hình ảnh hiển thị trên phông nền (backdrop) có thể thay đổi sinh động, nhiều màu sắc và đặc biệt có thể sửa đổi nội dung tùy ý ngay cả khi cuộc họp đang diễn ra.

 

       Để đưa “Phòng họp không giấy” vào thực tế, các nội dung cần được triển khai như:

 

1.    Trang bị màn hình: Hai phòng họp A và A1 ở tầng 3 trụ sở tòa nhà HFIC sẽ được kết nối lại thành một phòng họp lớn, phòng họp này sẽ được trang bị màn hình LED như một tấm bảng lớn. Màn hình LED với công nghệ hiện đại, độ phân giải màn hình LED 2.0 Pixel với khả năng hiển thị hình ảnh độ sắc nét cao và màu sắc trung thực. Với kích thước màn hình lớn (4m x 2m) có khả năng hiển thị nội dung đa dạng, mang đến cho người xem khả năng quan sát tốt hơn, rõ hơn từng chi tiết của hình ảnh hiển thị.

 

 

2.    Hệ thống trình chiếu không dây công nghệ mới: Hệ thống này cung cấp khả năng kết nối và truyền tải dữ liệu hình ảnh, âm thanh không dây từ các thiết bị cầm tay và thiết bị thông minh như máy tính xách tay, máy tính bảng, điện thoại thông minh đến hệ thống xử lý trình chiếu hình ảnh lên màn hình LED. Với khả năng kết nối tức thì, người dùng có thể truyển tải, hiển thị các nội dung cần trình bày lên màn hình LED để cùng chia sẻ thông tin với người dự họp một cách nhanh nhất và liên tục, không bị ngắt quãng, kể cả nội dung hiển thị là một đoạn phim. Nhờ kết nối không dây, người dự họp có thể hiển thị, chia sẻ nội dung lên màn hình LED khi ngồi tại bất cứ vị trí nào trong phòng họp mà không bị giới hạn về chiều dài dây dẫn kết nối như trước đây.

 

3.    Hệ thống chia sẻ tài liệu lưu trữ đám mây (Cloud Storage): cung cấp khả năng lưu trữ và chia sẻ tài liệu đến người dự họp. Cụ thể, hệ thống cho phép bộ phận chuẩn bị cuộc họp chia sẻ (upload) tài liệu cần sử dụng trong cuộc họp lên thư mục lưu trữ trên dịch vụ lưu trữ đám mây. Người chuẩn bị cuộc họp sẽ gửi thư điện tử mời dự họp đính kèm mã code QR. Khi người dùng scan mã QR sẽ dẫn đến thư mục lưu trữ tài liệu, người dự họp có thể tải về xem trước để chuẩn bị ý kiến phát biểu trong cuộc họp. Tại cuộc họp, từ thiết bị thông minh được cung cấp, người dự họp có thể truy xuất vào thư mục tài liệu dự họp (trên dịch vụ lưu trữ đám mây) mà không cần mang theo hoặc in ấn các tài liệu này.

 

4.    Cuối cùng và cũng là phần quan trọng nhất, các bộ thiết bị sử dụng cho người dự họp: Bộ thiết bị này gồm các máy tính bảng với cấu hình mạnh, tương tác nhanh, trang bị đầy đủ bàn phím và bút cảm ứng. Các máy tính bảng được cài đặt sẵn các phần mềm phục vụ cho phòng họp không giấy như phần mềm kết nối đến thư mục trực tuyến lưu trữ các tài liệu, thiết lập sẵn sàng kết nối không dây chia sẻ hình ảnh và âm thanh đến màn hình LED.
       Sau khi hệ thống triển khai, người chuẩn bị cuộc họp và người tham gia dự họp có thể bắt đầu sử dụng hệ thống theo quy trình như sau:

 

       Sau chặng đường 10 năm nỗ lực và phát triển, với tinh thần “kết nối nguồn lực – kiến tạo thành công”, HFIC đã gặt hái được nhiều thành quả tích cực. Hòa cùng không khí hân hoan náo nức của toàn thể Công ty, cùng nhìn về chặng đường phát triển tiếp theo, Phòng CNTT hy vọng sáng kiến “Phòng họp không giấy” sẽ là một phần đóng góp cho tương lai ngày một phát triển của HFIC. Với việc ứng dụng công nghệ thông tin kết hợp các công nghệ trình chiếu hiện đại, công nghệ lưu trữ đám mây….”Phòng họp không giấy” sẽ loại bỏ hoàn toàn việc sử dụng văn bản giấy trong các cuộc họp, tiết kiệm không chỉ chi phí và thời gian mà còn nâng tính chuyên nghiệp của HFIC lên một tầm cao mới như một bước đột phá nho nhỏ mở đầu cho hàng loạt phát triển và tiến bộ mà HFIC sẽ gặt hái trong những chặng đường 10 năm, 20 năm….và nhiều năm tiếp theo.